La mise en place du bon type de compte bancaire fait partie intégrante du succès d’une entreprise, mais comment savoir quel type choisir pour les petites entreprises? Est-ce que cela fait une différence si vous êtes une entreprise individuelle ou une société enregistrée ?
Devriez-vous avoir différents comptes bancaires à des fins différentes – par exemple un pour la paie, un pour payer les factures et un pour d’autres transactions commerciales ? Qui doit être responsable de l’accès au compte bancaire et aux chéquiers ?
Examinons d’abord trois catégories principales.
Dans ces catégories, vous trouverez les principaux types de comptes bancaires disponibles, tels que le compte chèque également connu sous le nom de compte courant, le compte d’épargne et quelques autres que nous aborderons plus bas dans la page.
Catégorie 1 – Personnel
Catégorie 2 – Entreprises
Catégorie 3 – Internet
Un compte bancaire personnel est idéal pour les entrepreneurs individuels
Cela ne signifie pas mélanger les dépenses personnelles avec les dépenses professionnelles. Cela implique de conserver deux comptes personnels distincts (fortement recommandé).
L’un sera utilisé uniquement pour leur seule activité commerciale afin d’enregistrer ses revenus et dépenses, et l’autre pour leurs revenus et dépenses personnels comme la nourriture et l’hypothèque immobilière.
Un particulier peut ouvrir plusieurs comptes bancaires personnels à son nom auprès de la même banque – pas besoin d’être dans des banques distinctes sauf si vous le souhaitez – et pas besoin d’avoir un nom commercial, mais si le propriétaire souhaite qu’un nom commercial apparaisse sur le chèque. réserver, cela peut être organisé avec la banque. Cela pourrait ressembler à ceci : –
John Smith échange sous le nom de Mr Fix It
Les frais bancaires sur les comptes de type personnel peuvent être bien inférieurs à ceux des comptes professionnels, et peuvent même être réduits à néant lors de l’utilisation des services bancaires en ligne, comme expliqué plus loin.
Le seul problème avec autant de comptes au même nom dans la même banque est d’avoir plusieurs cartes bancaires d’apparence similaire dans le portefeuille parmi lesquelles choisir lors des achats… il faut regarder attentivement lors des achats !!
Les comptes professionnels peuvent être utilisés par les entrepreneurs individuels, les sociétés de personnes et les sociétés enregistrées.
Des facilités de découvert sur ces types de comptes bancaires peuvent être négociées avec la banque lorsqu’il y a des factures supplémentaires à payer et que l’argent est serré.
Ces comptes sont parfaits lorsque plusieurs personnes doivent signer des chèques ou ont besoin d’y accéder, en particulier avec les services bancaires en ligne.
Les banques incitent souvent les petites entreprises à ouvrir ce type de compte en proposant des frais réduits ou nuls pendant une certaine période, ou d’autres petits bonus.
Des cartes de crédit professionnelles peuvent être émises à certains membres du personnel avec des limites de dépenses limitées.
Je ne pourrais pas imaginer faire des affaires sans les services bancaires par Internet
C’est sûr et sécurisé, tous les différents comptes appartenant à l’individu ou à l’entreprise peuvent être consultés sur une seule page.
Avec les comptes professionnels, différents membres du personnel peuvent avoir accès avec leurs propres informations de connexion et bénéficier de différents niveaux d’autorité/d’accès de visualisation à tous les comptes. Lorsque des paiements de factures doivent être effectués, un lot électronique peut être produit à partir du logiciel de comptabilité et téléchargé sur le compte professionnel pour un paiement groupé. Les banques peuvent fournir un petit gadget électronique permettant de produire des numéros d’identification uniques qui doivent être saisis sur le compte avant le traitement des paiements ; une bonne mesure de sécurité.
Et bien sûr, pour les personnes en déplacement, les services bancaires mobiles sont disponibles pour les téléphones mobiles, les iPad, etc.
Il existe plusieurs façons de réduire les frais bancaires avec les services bancaires par Internet et sur les comptes personnels sans aucun frais : –
- arrêter les relevés papier – il est facile de sélectionner une période et d’imprimer les transactions pour cette période ; certaines banques proposent des relevés en ligne, il suffit de cliquer et de télécharger,
- payer toutes les factures en ligne par crédit direct plutôt que par chèque, et
- inciter les clients à payer par crédit direct car les dépôts par chèque/espèces entraînent des frais lorsqu’ils doivent être traités par un membre du personnel de la banque.
La section commerciale des banques fournit généralement également de nombreuses informations aux petites entreprises pour les aider à s’installer et à fonctionner correctement.
Je ne pourrais pas non plus imaginer gérer les opérations bancaires et le budget du ménage sans les services bancaires en ligne où je peux consulter nos comptes de transactions quotidiennes, nos comptes d’épargne, nos comptes de carte de crédit et nos comptes de prêt immobilier, le tout en un seul endroit. Il est rapide de se connecter et de transférer des fonds d’un compte à un autre selon vos besoins.
Examinons plus en détail les différents types de comptes bancaires
Comptes chèques – il s’agit des comptes de transaction ou de travail quotidiens pour les particuliers et les entreprises pour lesquels des chéquiers sont disponibles. Ces comptes ne sont pas conçus pour rapporter des intérêts en raison du mouvement continu des entrées et des sorties de fonds.
Comptes d’épargne – le meilleur endroit pour conserver des fonds supplémentaires et gagner des intérêts et dans lequel les mouvements de fonds doivent être réduits au minimum. Les retraits peuvent entraîner des frais bancaires élevés – une incitation à y laisser l’argent pour gagner des intérêts.
Dépôts à terme – un excellent moyen de gagner des intérêts élevés pendant une période donnée (6 mois ou plus) pendant laquelle l’argent est bloqué et ne peut être retiré. Il existe généralement un dépôt minimum pour cet investissement à terme, par exemple de cinq mille dollars.
Comptes à vue – similaires aux dépôts à terme, ces comptes peuvent nécessiter un dépôt minimum et un solde minimum maintenu pour gagner des intérêts, mais avec plus de flexibilité pour retirer des fonds lorsque cela est nécessaire.
Comptes courants en fiducie – utilisés par les avocats pour recevoir des fonds des clients qui seront alloués aux règlements de maisons ou aux règlements domestiques, à certains coûts liés à des affaires juridiques, déplacés vers des comptes à appel pour gagner des intérêts, ou transférés sur le compte professionnel de l’avocat pour le paiement des honoraires. Ce type de compte en fiducie ressemble au compte de transactions quotidiennes et ne rapporte pas d’intérêt.
Fonds des clients – ils sont utilisés par les avocats pour conserver les fonds versés par les clients et qui ne sont pas immédiatement payés pour des règlements ou des frais. Les fonds sont placés sur des comptes à vue au nom du client pour rapporter des intérêts jusqu’à ce qu’ils soient nécessaires.
Comptes en devises étrangères – ces types de comptes bancaires sont parfaits pour les importateurs et les exportateurs qui paient ou reçoivent des fonds dans une autre devise ; des intérêts peuvent être gagnés, mais un solde minimum peut être requis.
Alors, comment ces types de comptes bancaires doivent-ils être configurés pour être utilisés avec la comptabilité d’entreprise ?
La meilleure option pour une petite entreprise est d’avoir : –
- Un compte de transaction quotidien pour tous les revenus et dépenses
- Un compte d’épargne pour mettre de côté des fonds pour les impôts, et
- Une carte de crédit (facultatif)
Les grandes entreprises qui disposent de différents services comptables comme un service de paie, un service des comptes créditeurs, des comptes clients, etc. peuvent choisir d’attribuer un compte bancaire à chaque service avec un contrôleur financier les supervisant tous et s’assurant qu’il y a suffisamment de fonds dans chaque compte.
Cependant, nous nous concentrons ici sur les petites entreprises, c’est donc ce dont nous parlerons en profondeur.
Compte bancaire personnel – Il n’y a qu’un seul identifiant disponible sur ces types de comptes bancaires, ce qui signifie que le propriétaire de l’entreprise et ses employés doivent utiliser le même identifiant et le même mot de passe.
Cela les rend vulnérables aux abus, à moins que le propriétaire de l’entreprise n’ait une confiance totale et totale en son employé. C’est pourquoi ces types de comptes bancaires conviennent mieux à une entreprise individuelle, cette personne étant le propriétaire !
Si le propriétaire de l’entreprise souhaite que son employé assume une certaine responsabilité dans le chargement des paiements, un compte bancaire professionnel est fortement recommandé.
Compte bancaire professionnel – différents employés peuvent recevoir leurs propres identifiants. Le comptable de l’entreprise pourrait avoir accès à la visualisation et au téléchargement des relevés bancaires et des listes de transactions, ainsi qu’au téléchargement des paiements de factures, mais sans la possibilité d’autoriser les paiements.
Il ne devrait y avoir qu’une seule personne habilitée à approuver les paiements, comme le propriétaire de l’entreprise, et l’approbation ne devrait être donnée qu’après que les paiements aient été minutieusement vérifiés.
Les salaires et traitements peuvent être payés à partir du même compte. La plupart des logiciels de paie peuvent produire un fichier électronique à télécharger rapidement vers la banque afin d’effectuer les paiements des employés en une seule étape rapide.
Avec les services bancaires en ligne, il est facile d’imprimer chaque jour une liste de transactions et de saisir les informations dans le logiciel de comptabilité : –
- Tenir à jour le livre de caisse et les rapprochements bancaires.
- Garder une bonne gestion des comptes clients afin que le comptable puisse téléphoner immédiatement aux clients si les paiements promis n’apparaissent pas sur le compte.
Il est également possible de télécharger une liste des transactions quotidiennes dans un fichier électronique pour importer les informations bancaires dans le logiciel de comptabilité – la plupart des banques peuvent proposer cette option.
En effet, il existe de nouveaux programmes de comptabilité en ligne qui peuvent être directement liés à votre compte bancaire et qui peuvent mettre à jour automatiquement votre livre de caisse chaque nuit ; il ne vous reste plus qu’à vous connecter le matin à votre logiciel de comptabilité et à rapprocher chaque transaction.
Il existe de nombreux types de comptes bancaires et de nombreuses banques différentes et il vous faudra un peu de temps pour rechercher chacun d’entre eux et déterminer ce avec quoi vous êtes à l’aise et ce qui convient le mieux à votre entreprise.
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